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ricoré
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Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration Empty Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration

Jeu 1 Fév - 21:55
Veuillez trouver ci-dessous les différents procès verbaux de réunions de l'association depuis ces débuts:

Procès verbaux d'assemblées générales :
https://www.dropbox.com/s/r95d9bnqw1cpw8d/2019-12_PVs%20AG%20In%20Nomine%20Ludi.pdf?dl=0

Procès verbaux de conseils d'administration :
https://www.dropbox.com/s/aombndyv95xxi54/_PV%20CA%20In%20Nomine%20Ludi.pdf?dl=0

Bonne lecture ! Attention à l'indigestion Very Happy


Dernière édition par ricoré le Dim 15 Déc - 21:19, édité 5 fois

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Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration Empty Re: Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration

Sam 14 Déc - 2:41
Procès primitif de l'assemblée générale du Vendredi 13 décembre 2019 :


Nombre de présents : Euhh....

Compte rendu :

la prézentation été tré bien avec la vidéau, lé jan été sainpa, jé bocou aimer !!1!

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Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration Empty Re: Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration

Sam 14 Déc - 15:22
Oué tro lol ct rigaulo avek lé i-maje !

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Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration Empty Re: Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration

Sam 14 Déc - 18:00
Procès verbal de l'assemblée générale annuelle du 13 décembre 2019




Ouverture de l'assemblée par le président à 20h15

Présents : Olivier, Jean-Yves, Daniel, Gaël, Eric (CA), Sébastien A., Aurore (CA), Hadrien (trésorier adjoint), Romain, Fabien (Président), Alexandre, Sébastien

Excusés : Wilfried (trésorier), Laure (secrétaire)



1/ Bilans et perspectives


Bilan des effectifs :

Les effectifs sont stables avec 39 cotisants en 2019 contre 42 l'année précédente.
Globalement, la même moyenne par soirée, avec cependant des pics plus prononcés (record avec 31 personnes présentes en mars)


Bilan financier :

Les comptes sont positifs avec 492,54€ dans la trésorerie en fin d'année. Le plus gros des dépenses étant l'événement « Voiteur se la joue ». Nous avons dépensé l'équivalent de nos cotisations pour l'année, dont une partie de ces dépenses étaient de l'investissement (achat de 100 eco-cups).


Bilan des interventions extérieures :

- Rencontre avec l'association de jeux de Pontarlier
- Participation aux animations de la médiathèque
- Participation à d'autres événement locaux (Chahut au château, Inauguration à St-Julien, - Journée à Sellières)
- Participation au forum des associations
- Organisation de notre mini festival

Dans l'ensemble, nous sommes satisfaits de ces événements, même si le retour sur investissement humain n'est pas toujours égal. Nous constatons que notre présence aux forum des associations a été très bénéfique en terme de visibilité et de renforcement de la communication pour notre événement qui suivait. Voiteur se la joue a été en lui même un beau succès avec 110 visiteurs extérieurs à l'association sur la journée, une bonne couverture médiatique et un retour favorable des participants et partenaires.



Perspectives pour 2020 :

17 Janvier : Participation aux nuitées du livre à Aromas
25 Janvier : Interlud's à Besançon. Rencontre inter-assossiative pour jouer entre membres.

Voiteur se la joue 2nde édition ?

Avis plutôt favorables, en veillant à tenir notre organisation de manière plus rigoureuse, en étant attentifs aux dépenses et au financement (subventions), en commençant en début d'après midi et non le matin, en limitant les animations pour alléger l'organisation. En veillant à canaliser les enfants excités. En s'astreignant à ne pas jouer quand on anime. En démarrant les réunions un peu plus en amont de l’événement, avec une commission dédiée comprenant au moins un membre du bureau, ou avec délégation ponctuelle de pouvoir et qui s'engage à gérer la logistique et l'organisation.
Proposition intéressante de partenariat à développer avec le FabLab de Commenailles pour la seconde édition.



2/ Discussions sur le fonctionnement

Discussions à propos d'une soirée organisée par la ludothèque sur le même créneau que le nôtre et à laquelle nous ne sommes pas conviés.
Sébastien s'engage à se renseigner auprès de la ludothèque pour situer leur position par rapport à nous, dans une volonté de ne pas se concurrencer mutuellement.

Nous revenons sur l'organisation des soirées/après midi du week-end. Nous pensons qu'il faut régulariser ces soirées pour pouvoir communiquer dessus auprès de l’extérieur.
Faute de salle à demeure à notre disposition, nous faisons un vote pour déterminer quel jour d'ouverture serait le plus adéquat.
Sur les 10 membres présents à ce moment là, 7 membres sont favorables à l'ouverture les samedis après-midi et soir et 2 pour le dimanche après midi, une personne s'abstient. Le président s'engage à contacter la mairie pour discuter des possibilités afin de définir une périodicité.

Nous sommes toujours dans l'attente qu'une salle nous soit potentiellement fournie à demeure par la mairie.

Daniel demande s'il est possible de commencer plus tôt les soirées. Discussions sur le temps de mise en place, la volonté aussi de converser entre joueurs. Nous discutons ensuite de la gestion de la clé, en voulant faire en sorte que la charge ne retombe pas toujours sur les mêmes personnes autant pour les vendredis que pour les samedis afin qu'on puisse peut-être plus facilement se la procurer si elle est chez Seb qui habite à deux pas de la salle.

Nous soumettons au vote deux modifications des statuts afin de garantir une adaptation de la représentativité en cas d'accroissement des membres de l'association tout en conservant une certaine continuité dans la gestion.
Les membres du Conseil d'Administration sont élus pour trois ans, mais un tiers au maximum est renouvelé chaque année, les membres du bureau sont automatiquement réintégré dans le nouveau Conseil, sauf s'ils sont démissionnaires.
Sur les 11 personnes présentes au moment du vote, 10 sont favorables et un s'abstient.



3/ Élection du Conseil d'Administration et du nouveau bureau


Nous procédons enfin à l'élection du conseil d'administration pour l'année 2020.


Sont automatiquement réintégrés les membres du bureau suivants :

Fabien (Président)
Wilfried (Trésorier)
Hadrien (Trésorier adjoint)


Sont démissionnaires :

Laure (Secrétaire)


Sont candidats :

Sebastien A.
Eric (CA 2019)
Aurore (CA 2019)
Alexandre

Sur les 12 membres présents au moment du vote, 10 sont pour intégrer les nouveaux candidats, 2 s'abstiennent.

Le président clôture la séance à 21h05 en souhaitant de bonnes fêtes de fin d'année aux membres, une longue vie à l'association et en honorant l'ancien président sur plusieurs générations futures.


Le Conseil d'Administration se réunit ensuite à l'écart pour élire le bureau. Avec un seul candidat pour chaque poste et en l'absence d'avis contraire, nous ne procédons pas aux votes et la composition du bureau est déterminée ainsi :

Président : Fabien
Président adjoint : Sébastien A.
Trésorier : Wilfried
Secrétaire : Hadrien


De tout ce qui précède a été dressé le procès verbal suivant, signé par le Président et son secrétaire :





PRESIDENT                                                   SECRETAIRE
                                                   


Malaval Fabien                                             Caeiro Hadrien

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Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration Empty Re: Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration

Sam 14 Déc - 18:20
une telle rapidité d’exécution entraine une seule réponse :

Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration Giphy

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Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration Empty Re: Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration

Ven 18 Déc - 23:34
Procès verbal de l'assemblée générale annuelle du 18 décembre 2020
Édition spéciale Covid





Ouverture de l'assemblée par le président à 20h35

10 Présents : Eric M. (CA), Sébastien A. (CA), Aurore G.(CA), Hadrien C.(CA), Romain L., Fabien M. (Président), Sébastien, Wilfried (CA), Caroline, "Frax".

Compte tenu des circonstances dues à la pandémie, l'assemblée générale s'est déroulée en distanciel par conférence audio sur le discord de l'association.

Cette assemblée à été lancée par quelques mots du président sur l'impact de la pandémie sur les activités de l'association, ainsi que sur son souhait de pouvoir enfin partir à la retraite dans la dignité, mais par contre et si possible surtout pas dans un EHPAD...



1/ Bilans et perspectives


Bilan des effectifs :

Les effectifs ont nécessairement été impactés par la crise, puisque nous avons 22 personnes à jour de cotisation en 2020 contre 39 en 2019.
Les occasions de se réunir ayant été faibles, il est normal d'observer une baisse de régime, d'autant que les arrivés en cours d'années n'ont pas pu participer à beaucoup de soirées consécutives et nous savons bien qu'en général personne ne paie sa cotisation dès le premier soir.

Les quelques fois ou les soirées jeux étaient permises ont permis de voir que les joueurs et joueuses étaient malgré tout au rendez-vous.
Au niveau des fréquentations nous observons une moyenne de présence de 14 sur les six premiers mois, et une de 7 sur les six derniers.

Quelques soirées jeux ont été dématérialisées et organisées sur le discord créé cette année. D'autres se sont organisées spontanément entre joueurs hors-les-murs.

Globalement, nous avons mitigé l'impact délétère de la pandémie sur nos activités, mais il nous tarde de pouvoir retrouver l'accès à la salle et une levée des restrictions sanitaires.



Bilan financier :


En dépit d'une baisse des cotisants, les comptes sont positifs avec un peu plus de 500€ dans la trésorerie en fin d'année.
En dehors de l'assurance et des achats de masques et gel hydroalcoolique, aucune dépense importante n'a été effectuée cette année puisque nous n'avons pas pu organiser d'évènement public.
Nous avons donc décidé de maintenir la cotisation et d'en conserver le montant.


Bilan des interventions extérieures :


Rien à signaler.



Perspectives pour 2021 :


Étant dans l'incapacité de prévoir l'évolution de la situation sanitaire, nous n'avons planifié aucun évènement pour le moment.



2/ Discussions sur le fonctionnement


Selon l'évolution des restrictions, nous envisageons de remettre en place les samedis après-midi jeux afin de pallier à l'éventuel persistance d'un couvre-feu.
Les vendredis soirs sont toujours au menu, mais dans l'attente d'une levée du couvre-feu.
En attendant, les vendredis confinés sont toujours organisés chaque vendredi soir sur le discord, avec les personnes présentes.



3/ Élection du Conseil d'Administration et du nouveau bureau


Nous procédons donc à l'élection du conseil d'administration pour l'année 2021.
Le vote est organisé sur discord.

Dans un premier temps, nous demandons si des personnes souhaitent quitter leur poste au sein du CA. Puis nous demandons si des volontaires souhaitent intégrer le CA.
Dans un second temps, nous proposons donc d'élire la même liste que l'année écoulée.


Sont donc candidats au CA:

Sébastien A.
Eric M. (CA 2019)
Aurore G. (CA 2019)
Alexandre
Wilfried
Fabien M.
Hadrien C.

Sur les 9 membres à jour de cotisation présents au moment du vote, 9 votes pour le maintien de la liste actuelle.
Le CA est donc renouvelé pour un an à l'unanimité.

Le président clôture la séance à 21h05 en souhaitant de bonnes fêtes de fin d'année aux membres, une longue vie à l'association et s'en va sauter du sommet de la montagne grâce à son parapente doré.


Le Conseil d'Administration se réunit ensuite à l'écart pour élire le bureau. Avec un seul candidat pour chaque poste et en l'absence d'avis contraire, nous ne procédons pas aux votes et la composition du bureau est déterminée ainsi :

Président : Sébastien A.
Trésorier : Wilfried
Secrétaire : Hadrien C.


De tout ce qui précède a été dressé le procès verbal suivant, signé par le Président et son secrétaire :


PRESIDENT                                                   SECRETAIRE
                                                   


Arnould Sébastien                                            Caeiro Hadrien

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Dim 20 Déc - 14:53
Toujours efficace notre secrétaire ... cheers

Longue vie au nouveau président et à l'association INL !

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Lun 21 Déc - 8:52
Habemus Imperator !


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Lun 4 Jan - 10:34
Non Calife, contrairement au dessin animé, Iznogoud à atteint son objectif ^^
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