Procès verbaux de réunions : Assemblées générales et conseils d'administration

Veuillez trouver ci-dessous les différents procès verbaux de réunions de l'association depuis ces débuts:

Procès verbaux d'assemblées générales :
https://www.dropbox.com/s/r95d9bnqw1cpw8d/2019-12_PVs%20AG%20In%20Nomine%20Ludi.pdf?dl=0

Procès verbaux de conseils d'administration :
https://www.dropbox.com/s/aombndyv95xxi54/_PV%20CA%20In%20Nomine%20Ludi.pdf?dl=0

Bonne lecture ! Attention à l'indigestion

Procès primitif de l'assemblée générale du Vendredi 13 décembre 2019 :


Nombre de présents : Euhh....

Compte rendu :

la prézentation été tré bien avec la vidéau, lé jan été sainpa, jé bocou aimer !!1!

Oué tro lol ct rigaulo avek lé i-maje !

Ouverture de l'assemblée par le président à 20h15

Présents : Olivier, Jean-Yves, Daniel, Gaël, Eric (CA), Sébastien A., Aurore (CA), Hadrien (trésorier adjoint), Romain, Fabien (Président), Alexandre, Sébastien

Excusés : Wilfried (trésorier), Laure (secrétaire)



1/ Bilans et perspectives


Bilan des effectifs :

Les effectifs sont stables avec 39 cotisants en 2019 contre 42 l'année précédente.
Globalement, la même moyenne par soirée, avec cependant des pics plus prononcés (record avec 31 personnes présentes en mars)


Bilan financier :

Les comptes sont positifs avec 492,54€ dans la trésorerie en fin d'année. Le plus gros des dépenses étant l'événement « Voiteur se la joue ». Nous avons dépensé l'équivalent de nos cotisations pour l'année, dont une partie de ces dépenses étaient de l'investissement (achat de 100 eco-cups).


Bilan des interventions extérieures :

- Rencontre avec l'association de jeux de Pontarlier
- Participation aux animations de la médiathèque
- Participation à d'autres événement locaux (Chahut au château, Inauguration à St-Julien, - Journée à Sellières)
- Participation au forum des associations
- Organisation de notre mini festival

Dans l'ensemble, nous sommes satisfaits de ces événements, même si le retour sur investissement humain n'est pas toujours égal. Nous constatons que notre présence aux forum des associations a été très bénéfique en terme de visibilité et de renforcement de la communication pour notre événement qui suivait. Voiteur se la joue a été en lui même un beau succès avec 110 visiteurs extérieurs à l'association sur la journée, une bonne couverture médiatique et un retour favorable des participants et partenaires.



Perspectives pour 2020 :

17 Janvier : Participation aux nuitées du livre à Aromas
25 Janvier : Interlud's à Besançon. Rencontre inter-assossiative pour jouer entre membres.

Voiteur se la joue 2nde édition ?

Avis plutôt favorables, en veillant à tenir notre organisation de manière plus rigoureuse, en étant attentifs aux dépenses et au financement (subventions), en commençant en début d'après midi et non le matin, en limitant les animations pour alléger l'organisation. En veillant à canaliser les enfants excités. En s'astreignant à ne pas jouer quand on anime. En démarrant les réunions un peu plus en amont de l’événement, avec une commission dédiée comprenant au moins un membre du bureau, ou avec délégation ponctuelle de pouvoir et qui s'engage à gérer la logistique et l'organisation.
Proposition intéressante de partenariat à développer avec le FabLab de Commenailles pour la seconde édition.



2/ Discussions sur le fonctionnement

Discussions à propos d'une soirée organisée par la ludothèque sur le même créneau que le nôtre et à laquelle nous ne sommes pas conviés.
Sébastien s'engage à se renseigner auprès de la ludothèque pour situer leur position par rapport à nous, dans une volonté de ne pas se concurrencer mutuellement.

Nous revenons sur l'organisation des soirées/après midi du week-end. Nous pensons qu'il faut régulariser ces soirées pour pouvoir communiquer dessus auprès de l’extérieur.
Faute de salle à demeure à notre disposition, nous faisons un vote pour déterminer quel jour d'ouverture serait le plus adéquat.
Sur les 10 membres présents à ce moment là, 7 membres sont favorables à l'ouverture les samedis après-midi et soir et 2 pour le dimanche après midi, une personne s'abstient. Le président s'engage à contacter la mairie pour discuter des possibilités afin de définir une périodicité.

Nous sommes toujours dans l'attente qu'une salle nous soit potentiellement fournie à demeure par la mairie.

Daniel demande s'il est possible de commencer plus tôt les soirées. Discussions sur le temps de mise en place, la volonté aussi de converser entre joueurs. Nous discutons ensuite de la gestion de la clé, en voulant faire en sorte que la charge ne retombe pas toujours sur les mêmes personnes autant pour les vendredis que pour les samedis afin qu'on puisse peut-être plus facilement se la procurer si elle est chez Seb qui habite à deux pas de la salle.

Nous soumettons au vote deux modifications des statuts afin de garantir une adaptation de la représentativité en cas d'accroissement des membres de l'association tout en conservant une certaine continuité dans la gestion.
Les membres du Conseil d'Administration sont élus pour trois ans, mais un tiers au maximum est renouvelé chaque année, les membres du bureau sont automatiquement réintégré dans le nouveau Conseil, sauf s'ils sont démissionnaires.
Sur les 11 personnes présentes au moment du vote, 10 sont favorables et un s'abstient.



3/ Élection du Conseil d'Administration et du nouveau bureau


Nous procédons enfin à l'élection du conseil d'administration pour l'année 2020.


Sont automatiquement réintégrés les membres du bureau suivants :

Fabien (Président)
Wilfried (Trésorier)
Hadrien (Trésorier adjoint)


Sont démissionnaires :

Laure (Secrétaire)


Sont candidats :

Sebastien A.
Eric (CA 2019)
Aurore (CA 2019)
Alexandre

Sur les 12 membres présents au moment du vote, 10 sont pour intégrer les nouveaux candidats, 2 s'abstiennent.

Le président clôture la séance à 21h05 en souhaitant de bonnes fêtes de fin d'année aux membres, une longue vie à l'association et en honorant l'ancien président sur plusieurs générations futures.


Le Conseil d'Administration se réunit ensuite à l'écart pour élire le bureau. Avec un seul candidat pour chaque poste et en l'absence d'avis contraire, nous ne procédons pas aux votes et la composition du bureau est déterminée ainsi :

Président : Fabien
Président adjoint : Sébastien A.
Trésorier : Wilfried
Secrétaire : Hadrien


De tout ce qui précède a été dressé le procès verbal suivant, signé par le Président et son secrétaire :

PRESIDENT                                                   SECRETAIRE                                                     Malaval Fabien                                             Caeiro Hadrien

une telle rapidité d’exécution entraine une seule réponse :

Ouverture de l'assemblée par le président à 20h35

10 Présents : Eric M. (CA), Sébastien A. (CA), Aurore G.(CA), Hadrien C.(CA), Romain L., Fabien M. (Président), Sébastien, Wilfried (CA), Caroline, "Frax".

Compte tenu des circonstances dues à la pandémie, l'assemblée générale s'est déroulée en distanciel par conférence audio sur le discord de l'association.

Cette assemblée à été lancée par quelques mots du président sur l'impact de la pandémie sur les activités de l'association, ainsi que sur son souhait de pouvoir enfin partir à la retraite dans la dignité, mais par contre et si possible surtout pas dans un EHPAD...



1/ Bilans et perspectives


Bilan des effectifs :

Les effectifs ont nécessairement été impactés par la crise, puisque nous avons 22 personnes à jour de cotisation en 2020 contre 39 en 2019.
Les occasions de se réunir ayant été faibles, il est normal d'observer une baisse de régime, d'autant que les arrivés en cours d'années n'ont pas pu participer à beaucoup de soirées consécutives et nous savons bien qu'en général personne ne paie sa cotisation dès le premier soir.

Les quelques fois ou les soirées jeux étaient permises ont permis de voir que les joueurs et joueuses étaient malgré tout au rendez-vous.
Au niveau des fréquentations nous observons une moyenne de présence de 14 sur les six premiers mois, et une de 7 sur les six derniers.

Quelques soirées jeux ont été dématérialisées et organisées sur le discord créé cette année. D'autres se sont organisées spontanément entre joueurs hors-les-murs.

Globalement, nous avons mitigé l'impact délétère de la pandémie sur nos activités, mais il nous tarde de pouvoir retrouver l'accès à la salle et une levée des restrictions sanitaires.



Bilan financier :


En dépit d'une baisse des cotisants, les comptes sont positifs avec un peu plus de 500€ dans la trésorerie en fin d'année.
En dehors de l'assurance et des achats de masques et gel hydroalcoolique, aucune dépense importante n'a été effectuée cette année puisque nous n'avons pas pu organiser d'évènement public.
Nous avons donc décidé de maintenir la cotisation et d'en conserver le montant.


Bilan des interventions extérieures :


Rien à signaler.



Perspectives pour 2021 :


Étant dans l'incapacité de prévoir l'évolution de la situation sanitaire, nous n'avons planifié aucun évènement pour le moment.



2/ Discussions sur le fonctionnement


Selon l'évolution des restrictions, nous envisageons de remettre en place les samedis après-midi jeux afin de pallier à l'éventuel persistance d'un couvre-feu.
Les vendredis soirs sont toujours au menu, mais dans l'attente d'une levée du couvre-feu.
En attendant, les vendredis confinés sont toujours organisés chaque vendredi soir sur le discord, avec les personnes présentes.



3/ Élection du Conseil d'Administration et du nouveau bureau


Nous procédons donc à l'élection du conseil d'administration pour l'année 2021.
Le vote est organisé sur discord.

Dans un premier temps, nous demandons si des personnes souhaitent quitter leur poste au sein du CA. Puis nous demandons si des volontaires souhaitent intégrer le CA.
Dans un second temps, nous proposons donc d'élire la même liste que l'année écoulée.


Sont donc candidats au CA:

Sébastien A.
Eric M. (CA 2019)
Aurore G. (CA 2019)
Alexandre
Wilfried
Fabien M.
Hadrien C.

Sur les 9 membres à jour de cotisation présents au moment du vote, 9 votes pour le maintien de la liste actuelle.
Le CA est donc renouvelé pour un an à l'unanimité.

Le président clôture la séance à 21h05 en souhaitant de bonnes fêtes de fin d'année aux membres, une longue vie à l'association et s'en va sauter du sommet de la montagne grâce à son parapente doré.


Le Conseil d'Administration se réunit ensuite à l'écart pour élire le bureau. Avec un seul candidat pour chaque poste et en l'absence d'avis contraire, nous ne procédons pas aux votes et la composition du bureau est déterminée ainsi :

Président : Sébastien A.
Trésorier : Wilfried
Secrétaire : Hadrien C.


De tout ce qui précède a été dressé le procès verbal suivant, signé par le Président et son secrétaire :

PRESIDENT                                                   SECRETAIRE                                                     Arnould Sébastien                                            Caeiro Hadrien

Toujours efficace notre secrétaire ...

Longue vie au nouveau président et à l'association INL !

Habemus Imperator !

Non Calife, contrairement au dessin animé, Iznogoud à atteint son objectif ^^

Ouverture de l'assemblée par le président à 20h15

Présents : Jean Jacques, Will, Fabien, Sébastien, Alexandre, Romain, Gaël, Stéphane, Hadrien, Aurore, Lionel

Excusés : Personne



I/ Bilans et perspectives


Bilan des effectifs :

L’année passée s’était déroulée avec peu d’activité de l’association, nous n’avons pas demandé de cotisations à tout le monde, il n’est donc pas possible d’établir un décompte réel des membres à jours de cotisation. Cependant, de nouvelles têtes sont apparues cette année et l’effectif des présences à chaque soirée semble stable en comparaison des années précédentes.


Bilan financier :

Les comptes sont positifs avec 487€ dans la trésorerie en fin d'année. Aucune dépense manifeste à signaler puisque aucun évènement n’a été organisé cette année.

Bilan des interventions extérieures :

Aucune intervention à l’extérieur cette année en conséquence de la crise sanitaire.



Perspectives pour 2022 :

1/ Proposition d’animation avec la ludothèque de Lons-le-saunier. L’évènement se tiendrait sur la semaine du lundi 28 mars au vendredi 1er avril.
Nous nous engageons par principe pour un nombre d’interventions qui reste à définir. Une première réponse va être effectuée pour manifester notre volonté de participer et définir les modalités de notre intervention avec la ludothèque.
Se sont engagés à participer : Sébastien, Will, Romain, Stéphane, Aurore, Alexandre et Hadrien.

2/ Nos avons réservé la salle pour faire une seconde édition de Voiteur se la joue le Samedi 12 Novembre 2022, dans la mesure ou les conditions sanitaires le permettront à cette période. Sinon il sera fait un autre usage de la salle. Nous prévoyons par ailleurs de réserver un week-end pour Octobre 2023 afin d’avoir plus de choix dans la réservation de salle.
Nous anticipons d’installer la salle en fin de matinée et sur le temps de midi, et de ne démarrer le festival qu’à 14h suite à la constatation que peu de monde était passé avant 12h lors de la première édition.
Le festival irait à priori jusqu’à 22h, voire plus si une animation en nocturne est proposée pour attirer du monde après le repas.
Une commission sera mise en place pour organiser le festival, nous avons besoin d’au minimum 1 à 2 personnes pour s’engager à tenir le bar à tour de rôle sur la journée.
Environ 6 animateurs en permanence disponibles pour accueillir les gens et expliquer des règles.
En prévoir plus pour pouvoir faire des pauses et alterner.
2 à 4 personnes qui s’engagent pour alterner aux entrées car c’est pas le rôle le plus amusant.
Sébastien Aurore Fabien et Alexandre mettront la commission en place.


II/ Discussions sur le fonctionnement


Nous tenons un point sur l’importance de la communication qui a été un peu négligée cette année. Il est autant important d’annoncer les soirées à l’avance sur les différentes espaces de communication (Facebook étant l’endroit accueillant le plus d’audience), que de rendre compte des soirées qui se sont effectuées par des petits compte-rendus agrémentés de photos afin de montrer que l’association vit.
Le discord est légèrement modifié pour que les évènements de l’association soient mis en avant, et que des canaux soient réservés pour les annonces relatives aux soirées.
Le forum semble légèrement tomber en désuétude, mais il est toujours parmi les premiers résultats trouvés sur Google donc nous décidons de le conserver pour l’instant pour garder en visibilité.
Une proposition de diffusion en local de nos évènements est proposé via une plateforme de l’office du tourisme. Nous allons veiller à l’utiliser.
Nous nous rendons compte que les samedis après-midi n’ont pas été beaucoup investis cette année. Difficile de juger de leur intérêt car nous avons manque de communiquer dessus cette année. Plusieurs personnes ont pourtant affirmé être intéressé par ce créneau.
Nous proposons donc d’en augmenter la fréquence malgré tout, en pensant que cela permettra peut-être de mieux correspondre avec les disponibilités de certains (plus de chance de tomber sur un créneau ou les gens sont disponibles s’il y a plus de samedis).
Mais nous prévoyons également de renforcer la communication et aussi d’améliorer la gestion de la clé pour que cela puisse plus facilement s’autonomiser.
L’idée d’un boîtier à code au domicile de Sébastien sur Voiteur permettrait un partage facile et sécurisé de la clé.
Nous discutons de mettre éventuellement un âge minimum pour venir accompagné par des parents aux samedis après-midi, mais aucun âge n’est retenu pour le moment.



III/ Élection du Conseil d'Administration et du nouveau bureau


Nous procédons enfin à l'élection du conseil d'administration pour l'année 2022.
Aucun nouveau membre ne souhaitant intégrer le conseil d’administration, les membres actuels sont réélus à l’unanimité à l’exception d’Eric Mont absent à l’assemblée générale. Nous lui souhaitons un bon vent avec les pirates de Libertalia.

Sébastien A.
Aurore G.
Alexandre
Wilfried
Fabien M.
Hadrien C.

Le président clôture la séance à 21h00
Le Conseil d'Administration se réunit ensuite à l'écart pour réélire le bureau actuel, aucun membre ne souhaitant changer de poste ou prendre de nouvelles fonctions. La composition du bureau est déterminée ainsi :

Président : Sébastien Arnould
Trésorier : Wilfried
Secrétaire : Hadrien Caeiro


De tout ce qui précède a été dressé le procès verbal suivant, signé par le Président et son secrétaire :




PRESIDENT                                                   SECRETAIRE
                                                   


Arnould Sébastien                                             Caeiro Hadrien

1) Longue vie au président tout d'abord et aux braves qui l'accompagnent.    Ouf, je suis rassuré, je connais encore tous les membres du conseil  

2) Attention au copié/collé du "Procès verbal de l'assemblée générale annuelle du 13 décembre 2019" car vous avez mis le même titre pour le pv 2021 ...

3) J'avais bien pensé venir quelques semaines auparavant mais le rythme au boulot est trop important en ce moment pour assurer en plus un déplacement jusqu'à Voiteur en soirée ....de toute façon j'avais noté puis zappé  la note car j'en ai plein la tête avec le boulot ....mais cela me ferait plaisir de passer.

4) Je vous fais savoir que je reste des vôtres car je n'ai pas le temps de jouer sur Dole ... je ne suis aller qu'un fois voir Libertalia depuis mon arrivée à Dole et j'ai dû d'ailleurs galérer 30 min dehors par 2° env pour enfin arriver à rentrer dans la salle qui contenait 5 joueurs puis attendre 15 min à l'écart qu'il finisse leur partie .... on peut mieux faire comme accueil.

5) tout cela pour dire que même si j'apprécie votre formule "du bon vent", je pense que au vu de l'article 13 des statuts de l'asso, je suis encore membre du conseil d'administration puisque je ne pense pas que vous ayez effectué deux autres réunions sans moi depuis l'an passé avec tout ce bordel de covid
""""Tout membre du Conseil d’Administration qui, sans excuse, n’aura pas assisté à 3 réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.""""
https://innomineludi.forumactif.com/t20-statuts-de-l-association

alors .... ? Est-ce le vieux président à raison ?    

Nous actons ton maintien. Je leur avais dit de te contacter pour avoir ton avis.

Merci de prendre soin des anciens.  JJS m'a contacté par sms à 21h00 le vendredi 10/12 mais je lui ais écrit "démissionnaire si nécessaire mais ce n'est pas trop mon style" donc si je ne prends pas la place de quelqu'un , je veux bien rester des vôtres et faire la promotion de l'asso !  (mais mes visites à Voiteur vont être rares)

Procès verbal de l'assemblée générale annuelle du 9 Décembre 2022

Ouverture de l'assemblée par le président à 20h10

Présents : Fabien, Alexandre, Sébastien A., Romain, Aurore G., Jérôme, Stéphane, Gaël, Hadrien, Will, Aurore, Sébastien, Jean-Yves.

Excusés : Personne

Absent : Eric Mont


Bilan des effectifs :

Les effectifs sont stables avec quelques nouvelles personnes sur l'année, qui compensent celles qu'on voit moins souvent. Pas de comptage effectué.


Bilan financier :

Les comptes sont positifs avec xxx€ dans la trésorerie en fin d'année. La dépense principale a été l'organisation de la seconde édition du festival Voiteur se la joue, et qui s'élève à xxx€


Bilan des interventions extérieures :

Pas d'interventions extérieures cette année, faute d'autre proposition que l'évènement à la ludothèque qui devait se tenir fin mars, mais qui a été annulé par ses organisateurs.


Discussions sur le fonctionnement :

Nous démarrons les discussions en faisant un bilan de notre fonctionnement sur l'année écoulée. Nous constatons que le réflexe de communiquer sur le forum s'est perdu, l'activité s'étant plutôt déplacée sur Discord. Nous établissons le fait qu'il manque des retours photos des soirées pour montrer l'activité de l'association. Le forum et la page Facebook étant nos seuls supports de communication vers l'extérieur, puisque le Discord est plutôt un espace d'échanges entre membres.
Sébastien? suggère de faire un site vitrine pour afin d'avoir un autre support de communication avec les renseignements de contacts et liens utiles.
Sébastien (le président), suggère qu'à chaque table quelqu'un se dévoue pour prendre une photo du jeu une fois installé et la mette sur Discord pour permettre le partage sur Facebook ensuite. L'ensemble est d'accord avec cette proposition.

Nous discutons ensuite de la possibilité d'ouvrir les samedi soirs sur la suggestion de Laurent, recueillie sur le discord.
L'organisation actuelle d'un samedi sur deux a occasionné quelques couacs et personne ne savait vraiment quel samedis étaient concernés par les après-midi jeux. Les samedis ont souvent été utilisés par les quelques mêmes personnes et n'ont pas été un franc succès pour le moment. Néanmoins, la perspective d'avoir un temps ouvert aussi aux jeunes joueurs accompagnés, et celle de pouvoir avoir une soirée en plus du vendredi pour les personnes qui travaillent le samedi, nous ont décidé à revenir à un samedi par mois, le premier de chaque mois.
Ainsi, chaque premier samedi du mois, nous ouvrirons la salle pour une après-midi jeux accessible aux plus jeunes accompagnées de leurs parents et la soirée qui serait dédiée aux adultes. Cela nous permet d'avoir une logique simple à retenir pour savoir si la salle est ouverte ce samedi et de clarifier notre communication à ce sujet.
Sébastien (le président) nous dit qu'il réservera tous les samedis par principe pour qu'on puisse éventuellement en faire plus souvent si le besoin s'en fait sentir, mais en laissant aussi la possibilité que la salle soit empruntée par une autre association si besoin.
Nous réévaluerons en cours d'année si le besoin d'ouvrir plus régulièrement les samedis après-midi ou soirs se fait sentir avant de communiquer éventuellement dessus.


Discussions sur le bilan et la reconduite de notre évènement annuel "Voiteur se la joue"

Nous faisons un retour sur la deuxième édition de notre évènement "Voiteur se la joue" à la salle des fêtes.
Moins de passage que la première année, environ 20personnes sur l'ensemble de la journée. Nécessairement, moins de vente de boissons et gâteaux.
La compétition de Pitch car a remporté un franc succès, surtout auprès des enfants. La présence du FabLab de Commenailles, créateurs de la coupe qui a été remise au gagnant, nous conforte dans l'idée qu'il y a un partenariat possible.
Nous réfléchissons aux facteurs qui pourraient expliquer la baisse de fréquentation. Nous faisons l'hypothèse de la communication qui n'aurait pas été aussi efficace que lors de a première édition. Nous faisons également l'hypothèse que gens ont profité du week-end de trois jours pour partir et qu'il fallait éviter cette configuration, mais aussi que la date était peut être un peu tardive dans la saison.
Néanmoins, nous pensons que cet évènement répond aux valeurs et aux objectifs de l'association aussi nous décidons de le renouveler en 2023 à la date du Samedi 14 Octobre, en prenant soin de communiquer plus tôt et sur plus de supports différents.


Propositions d'évènements pour 2023 :


Nous avons été invité à participer en tant qu'association à la percée du Geek qui se tiendra au Juraparc le week-end du 11 et 12 mars.
L'idée est de tenir quelques tables de jeu pendant l’ensemble du festival qui aura lieu le samedi matin et après midi et le dimanche matin et après-midi.
Un samedi soir réservé entre membres de l'organisation du festival est également proposé.
Un minimum de 4 personnes en permanence sur l'évènement pour tenir les tables de jeu et accueillir le public est requis. L'ensemble des membres présents est d'accord pour que l'association participe à l'évènement et plusieurs personnes manifestent leur intérêt à y participer comme animateurs.


Aurore nous transmet une proposition d'un foyer rural qui aimerait nous inviter à organiser une journée jeux dans leur salle au Moulin de Brainans. La salle est bien plus grande que celle de Voiteur et permet d'accueillir pas mal de monde.
Nous donnons notre accord de principe à aurore, qui faisant partie du foyer rural va nous faire un retour quand la proposition sera précisée.

Nous discutons de la proposition d'Hadrien de fonctionner avec le café associatif de la maison commune des Mouillères à Lons-le-Saunier.
Le café associatif est un espace ouvert au public et qui peut être animé par toute association adoptant la charte associée au fonctionnement du lieu. Cela implique de tenir le bar à prix libre du café pendant le temps d'occupation de la salle et d'adhérer à l'association Maison Commune.
Nous discutons des perspectives que cela peut nous ouvrir sur des publics n'ayant pas les moyens de se déplacer jusqu'à Voiteur. L'association partage des valeurs similaires aux nôtres et nous décidons de faire un premier essai le Vendredi 27 janvier, avec l'idée de renouveler l'évènement une fois par mois si cela fonctionne.
Cela signifierait que tous les derniers vendredis du mois, nous déplacerions l'activité de la salle de la tour à Voiteur, au café associatif à la place.
La salle étant accessible d'autres créneaux, nous gardons à l'idée de pouvoir y proposer par la suite des temps communs avec l'association de JDR Drack'n'rôle.

Enfin nous discutons de la possibilité de faire une intervention au FabLab de Commenailles. L'ensemble des membres est d'accord sur le principe.

Les discussions se concluent sur la proposition aux personnes présentes d'intégrer le conseil d'administration de l'association.



Élection du Conseil d'Administration et du nouveau bureau


Nous procédons enfin à l'élection du conseil d'administration pour l'année 2023.
L'ensemble des membres du conseil est volontaire pour continuer à y siéger, Benjamin GRAS se porte volontaire pour intégrer le conseil.
A l'issue d'un vote à l'unanimité, l'équipe est reconduite avec pour seul changement, Benjamin Gras qui est admis au Conseil d'Administration en place d'Eric Mont absent.


Sébastien A.
Aurore G.
Alexandre
Wilfried
Fabien M.
Hadrien C.
Benjamin G.

Le président clôture la séance à 21h10
Le Conseil d'Administration se réunit ensuite à l'écart pour réélire le bureau actuel, aucun membre ne souhaitant changer de poste ou prendre de nouvelles fonctions. La composition du bureau est déterminée ainsi :

Président : Sébastien Arnould
Trésorier : Wilfried
Secrétaire : Hadrien Caeiro


De tout ce qui précède a été dressé le procès verbal suivant, signé par le Président et son secrétaire :

PRESIDENT                                                   SECRETAIRE                                                       Arnould Sébastien                                       Caeiro Hadrien

Procès verbal de l'assemblée générale annuelle du 8 Décembre 2023

Ouverture de l'assemblée par le président à 20h09

Présents : 18+3 = 21
Nicolas (Médiathèque), Cédric, Marion, Alexandre, Fabien, Jérôme, Arthur, Aurore G., Christophe, Guillaume,Will, Sébastien, Emmanuelle, Caro, Stéphane, Ben, Romain, Hadrien.

En visio : Laetitia, Alexis, Laurent.

Excusés : Jean-Yves (malade)

Absents : Tous les autres


Bilan des effectifs :

Le bilan fait état de 33 cotisations à jour en 2023 à comparer à 28 en 2022, ce qui représente un accroissement de 18 % de la population globale.

La moyenne des fréquentations sur les soirées s’élève à 16 joueurs avec des petites soirées à 10 en début d’année, et quelques soirées à plus de 20 à Lons comme à Voiteur.


Bilan financier :

Les comptes sont positifs avec 396€ dans la trésorerie en fin d'année.
Des dépenses légèrement supérieures aux recettes annuelles (Cotisations et dons + recettes du festival) mais certaines de ces dépenses représentaient de l’investissement pour les années prochaines (Patron et impressions d’affiches pro, Roll-up).


Bilan général des interventions extérieures :

De bons retours sur les interventions de l’année 2023. Globalement les participants sont contents, qu’il s’agisse des animateurs comme des visiteurs. Certaines des rencontres faites en évènement se sont concrétisées par des adhésions, ce qui renforce l’impact positif. Le travail effectué sur la communication a fait de notre évènement un succès par rapport à l’édition précédente.
Pas de suites données aux propositions d’animer au FabLab de Commenailles ou au Moulins de Brainans faites à l’AG précédente.


1/ Partenariat médiathèque Bresse-Hauts-de-Seille :

Nous discutons de la proposition de faire notre samedi mensuel en partenariat avec la médiathèque de Bresse-Haut de Seille. Peu d’avis exprimés mais un accord général tacite sur la proposition (pas d’opposition manifeste).
Le principe est de faire notre samedi mensuel sur leur site et parfois sur d’autres sites de la Comcom BhdS. Nous nous engageons sur une durée de 6 mois allant de Février à Juillet 2024 pour se donner la possibilité d’évaluer la pertinence de l’intervention et voir aussi si nous arrivons à nous organiser pour être présents sur ces créneaux une fois par mois. Une feuille circule pour permettre aux animateurs volontaires de s’inscrire sur les 6 créneaux proposés à raison de deux animateurs minimum avec possibilités de suppléants. Le tableau récapitulatif est épinglé dans la section dédiée du discord et les inscriptions sont encore possibles.
Nicolas, de la médiathèque, laisse entendre que cette dernière peut financer l’achat de certains jeux dont on pense qu’ils peuvent avoir un intérêt sur ce genre d’évènements. Fabien suggère « Nouvelles Contrées », jeu qui se sert de l’outil livre (lien avec médiathèque).


2/ Voiteur se la joue : 4ème édition :

La date est fixée au 12 Octobre 2024, le président et les membres du bureau font un rappel succinct des suggestions d’améliorations collectées par le secrétaire à l’issue de la dernière édition. Une réunion d’organisation se tiendra probablement avant la tenue du festival, pas de commission déterminée, pas de date d’une première réunion fixée pour l’instant.

3/ Inter-asso 2025 à Voiteur ? :

Nous rebondissons sur la possibilité d’emprunter la salle des fêtes de Voiteur deux fois par an, et une suggestion d’y organiser une journée inter-associatives pour être entre joueurs confirmés est faite. A priori les créneaux devant être réservés longtemps à l’avance, l’issue d’une inter-asso en 2024 semble peu probable mais à méditer pour 2025.


4/ Intervention Geek-Legends, 6 et 7 janvier 2023:

Nous faisons le point sur la proposition du Geek-Legends. Le président rappelle que la salle sera différente cette année, promettant sans doute plus de calme (partage avec Drack’n’role, et une asso de cosplay?) et étant moins dans le passage. Possibilité évoquée qu’on nous prête des costumes pour mettre l’ambiance à nos tables de jeu ou de JDR.


5/ Vendredi au café des Mouillères :

Point rapide sur la vigilance à avoir en début de soirée, par le président qui rappelle que nous sommes tous adultes et que nous pouvons nous discipliner pour que les choses se passent bien. Pas de retour sur l’incident de la dernière soirée. Une proposition est faite de désigner des animateurs qui s’engageraient à faire l’accueil des nouvelles personnes et d’encadrer mieux les débuts de soirée au café associatif. Une feuille circule avec les inscriptions sur l’année, récapitulée et épinglée sur la section appropriée du discord.


6/ Salle supplémentaire :

Le trésorier enchaîne avec l’annonce de la disponibilité de la deuxième salle à Voiteur. Échange sur les possibilités de scinder le groupe en deux quand nous sommes autour de 20, ou pour des personnes souhaitant du calme, ou faire un jeu bruyant, de se mettre à part pour le confort de tous. Vigilance à ne pas systématiser le fait de se scinder en deux et que cela ne divise pas l’association en deux groupes. Dans ce sens, la cérémonie de choix des jeux se fera toujours dans la salle du bas pour maintenir une cohésion.



7/ Accueil ados le vendredi soir ? :

Une demande est remontée quant à la possibilité de venir avec des ados (moins de 16ans) lors des soirées du vendredi. Le sentiment exprimé est qu’il y a déjà les samedis de l’asso qui sont destinés au public jeune et que le principe du Vendredi est aussi pour certains parents ou personnes travaillant avec des enfants d’avoir une soirée entre adultes, sans enfants. La suggestion est faite que la charte du café des Mouillères oblige à ouvrir sur un public large et donc que les enfants peuvent venir aussi sur ce créneau.


8/ Modification du Conseil d’Administration :

Suite à une décision votée en AG qui remonte à 2019, le CA voit sa capacité augmenter pour qu’il puisse représenter jusqu’à un tiers du nombre d’adhérents.
Quatre volontaires souhaitent intégrer le CA, Alexis, Caro, Lætitia, et Jérôme.
Les quatre sont adoptés à la majorité des voix de l’assemblée.

Voici la nouvelle composition du CA :

Sébastien A.
Aurore G.
Alexandre
Wilfried
Fabien M.
Hadrien C.
Benjamin G.
Laetitia A.
Jérôme
Alexis M.
Caro


9/ Proposition animation à Mantry :

Avant de clore la séance, Stéphane suggère qu’une animation est possible dans le bar qui vient d’ouvrir à Mantry. Il s’engage à tâter le terrain pour voir la capacité de la salle et proposer une date au CA.


10/ Élection du nouveau bureau :

Clôture de l’assemblée générale.
Le conseil d’administration se réunit à l’étage pour procéder à l’élection des membres du bureau.

Le président souhaite conserver son poste, personne ne demande à prendre sa place.
Ben se propose pour être vice-président.
Wilfried souhaite conserver son poste personne ne demande sa place.
Hadrien souhaite laisser son poste de secrétaire, Lætitia et Alex souhaitent devenir secrétaires.
Lætitia se propose aussi d’assurer une fonction de responsable des communications.

Tous les changements sont voté à l’unanimité des membres du Conseil d’Administration.

Une discussion a lieu au sujet de la communication interne. Il est fait remarqué que l’usage du discord n’est pas partagé par tous et que les convocations à l’AG devraient se faire par e-mail.
Une fiche d’inscription demandant les infos essentielles sera mise en place pour l’année à venir, afin de recueillir les e-mails de tous les membres.

Proposition d’Aurore de multiplier les réunions du CA pour éviter que les décisions soient prises dans les couloirs entre deux personnes et que tous les membres puissent y participer. Nous décidons d’en faire au moins une par trimestre, et la première aura lieu, si possible, avant le Geek-Legend.

Président : Sébastien Arnould
Vice-Président : Ben
Trésorier : Wilfried
Secrétaire : Lætitia Achilli
Secrétaire adjoint : Alex
Chargée de communication : Lætitia Achilli



De tout ce qui précède a été dressé le procès verbal suivant, signé par le Président et son secrétaire :

PRÉSIDENT                                           SECRÉTAIRE                                                 Arnould Sébastien                                 Caeiro Hadrien