Samedi 5 Octobre notre Grande première

Comme vous le savez, le samedi 5 octobre nous avons réservé la salle des fête de Voiteur pour une journée de jeux ouverte à tous.

Pour que cette journée ce déroule au mieux, il faudrait être sur d'être au moins 10 personnes afin d'animer les tables, informer les gens, tenir le bar ect...

Dans un second temps un fois ce préalable de nombre remplis, nous conviendrons d'une rencontre avec les intéressés afin de caler les détails d'organisation, affichage, horaire, fonctionnement de la journée ect...

Merci d'indiquer ici votre présence ferme et définitive.

Présent

present

Présent

Présente

présent

Presents

Présent

Seb a dit qu'il fallait s'inscire ce vendredi alors je m'inscris.
1) Pour l'idée du bar sur place .... vous vous être occuper de la législation qui tourne autour de la vente alimentaire et de boissons ? Perso, je suis pas sûr que cela ne soit pas sources de pbs potentiels pour l'asso ... encore plus si les boissons sont alcoolisées.
2) Faudrait p'être envisager l'idée d'achat de tee-shirt avec logo asso (réutilisable d'année en année) pour les animateurs ... cela afficherait plus pro....
3) Ne faudrait-il prévoir un temp off (= plus d'animateurs qui expliquent) pour jouer ensemble avec éventuellement des éventuelles nouvelles recrues ?
4) pourquoi ne pas proposer une bourse à jeux. Le vendeur dit son prix. L'asso prendre un % selon le prix. Avantage : pas de pb de législation pour faire gagner quelques sous à l'asso. Inconvénient : monopolise systématiquement une personne

Pour les boissons je crois qu'il faut demander une simple autorisation, je me renseigne mais ça n'as jamais posé soucis pour
l'association de parents d'élèves.

L’autorisation c’est 15 jours avant à la mairie : https://www.associations.gouv.fr/les-regles-applicables-a-l-ouverture-d-un-debit-de-boisson.html

Pour le reste... pas fan de la foire au jeux...

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Je poste ici la proposition de Hadrien sur le message initial concernant le 05/10

Je ramènerais Pitch car et on pourra annoncer l'organisation de la plus Grande Course de Voiteur jamais organisée Wink


Bon sinon, je suis pour se voir vite et peu m'importe quand, même si c'est un week-end. Y'a du taff...
Ça serait bien la semaine prochaine.
Pourquoi pas jeudi soir puisque c'est férié ?

Mais surtout, avant de faire une réu, faut prévoir un petit ordre du jour avec la liste des points à traiter pour être efficaces et faut se donner l'objectif d'avoir d'ici la fin de la réunion, mandaté des personnes responsable des différentes tâches qu'il y a à prendre d'ici là.
Ce qui ne voudra pas dire qu'on laissera les responsable faire le travail tout seul, mais que ce sera à eux de veiller à ce que ce soit fait en temps et en heure et de communiquer dessus si y'a besoin d'aide.

Voici ce que je vois pour le moment qui ressort de nos échanges :

@ - Préciser et acter la nature de l'évènement
--> C'est à dire, déterminer quels sont les buts et motivations de cet évènement (Retour pour la ville, dynamiser médiathèque, remplir les objectifs de l'asso (faire découvrir les jeux, s’agrandir, se faire connaître, faire des sous...)
--> Est-ce qu'on veut juste faire des tables de jeux, est-ce qu'on veut faire un petit peu plus? (Concours ou compétition sur un jeu défini, jeu de piste, grand jeu impliquant plus de monde (Dernier banquet ?)

@ - Implication de la médiathèque.
--> Quelle place on leur donne dans l'organisation de l'évènement. (Événement pensé à deux ou juste invitation à notre évènement)
|--> Quelle place on leur donne dans l'évènement (physique et temporelle) ?
|--> Animation commune ?
|--> Quand est-ce qu'on prévoit de les revoir ? Et qui s'en charge ?

@ - Créer le compte associatif au supermarché, oui-non? Qui gère...
--> Boissons alcoolisées pendant l'évènement oui-non, quel degré?

@ - Organisation des tables. Tables de jeux déjà préparés ? Banque à jeux? Un mix des deux?
--> Type de jeux amenés (Faux débat selon moi mais je vous donnerai mon opinion sur place)

@ - Communication : Qui fait l'affiche+flyers? Qui imprime, qui distribue/colle. Qui gère la com dématérialisée?


N'hésitez pas à dire si vous voyez d'autres choses. Mieux nous serons préparés moins on y passera du temps.

Eh beh y'a de quoi discuter en effet
Je n'ai pas l'historique de l'asso mais est-ce que ce genre d'évènement a déjà été organisé ? Si oui, est-ce qu'il y a des chiffres de fréquentation / vente etc ? Si c'est la première fois est-ce qu'il faut un programme bien ambitieux ? On a un budget pour la com (t-shirt, flyers, toussa) ?

Et sinon c'est bien de se faire une réunion le plus vite possible pour dégrossir tout ça (perso ça me va bien) mais est-ce que les gens sont pas encore beaucoup en vacances ?

Exactement, par exemple, mon auguste personne de leader suprême, est sur la route des vacances.

Nous avions fait une première réunion avec Aurore et Hadrien, mais personne n’avait vraiment bougé par la suite, à l’exception d’un rencard avec les filles de la médiathèque de Voiteur.

Pour ma part je ne serais pas présent ce jeudi, néanmoins, il me semble qu’en tant que président de l’association et une des personnes à l’origine du projet, j’ai mon mot à dire sur un certain nombre de ces sujets

Tout d’abord, il s’agira d’une première pour l’association. Budget réduit certes mais l’impression des flyers et des affiches ne devrait rien nous coûter (avec le crédit agricole)
Ensuite , les enjeux :
- donner une vitrine publique à l’association
- offrir une animation sur la commune

Je ne parlerai pas de « dynamiser » la commune, car d’un c’est prétentieux, et de deux la commune est très dynamique en fait...

Je suis en voiture la c’est compliqué de vous pondre un pavé comme notre ami carmilla mais promis je prendrai un peu de temps ce soir ou demain pour aller plus loin




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ricoré a écrit:Seb a dit qu'il fallait s'inscire ce vendredi alors je m'inscris.

2) Faudrait p'être envisager l'idée d'achat de tee-shirt avec logo asso (réutilisable d'année en année) pour les animateurs ... cela afficherait plus pro....

très bonne idée mais faut lancer commande maintenant !!!!

je rejoints l'ensemble des idées de Carmilla

un encarts dans la presse serait bien ?

impression des flyers et des affiches

on peut se débrouiller facilement

Prof Nuton a écrit:
Pour ma part je ne serais pas présent ce jeudi, néanmoins, il me semble qu’en tant que président de l’association et une des personnes à l’origine du projet, j’ai mon mot à dire sur un certain nombre de ces sujets

Tu veux dire que tu ne veux pas qu'on décide de chose sans toi?
Parce que là on est un peu à la ramasse, faudrait qu"on se bouge un poil, même
si on fait soft. Je propose qu'on se réunisse et on te fait un CR de ce qui s'est dit
et tu valide ou pas.

Nope vous pouvez vous réunir sans moi mais je veux quand même un œil dessus. La première réunion nous étions 3 la je vois que ça bouge un peu mais j’avoue que ça me gave (gentiment hein) alors que j’ai au moins demandé des nonnes âmes en direct plusieurs fois aux soirées. Tout peut pas reposer sur les épaules certes robustes mais un peu seules d’Hadrien.
Pour le compte de l’association à Atac , je verrais ça une fois que vous vous serez réunis
Voilou

Et aussi juste pour enfoncer le clou n’oubliez pas qu’en cas de pépin, je suis tenu responsable au nom de l’association... :-)

T'inquiète Prof, je penserais à dire aux médias qu'on invitera bien évidemment, que l'idée d'offrir son poids en chips au gagnant de la grande course sera de toi

Et pour le coup rassure-toi je me sens pas seul à porter le truc. J'ai juste enfoncé la porte que GDD à ouverte.

T’inquiète, on est là pour soutenir tes robustes épaules ! ^^

En chips de légumes hein!

Je pense effectivement que cette fois il faut se voir exprès pour préparer le 5 (définir les détails et ce que fait chacun... le forum c'est bien mais on y arrête pas grand chose).
Carmilla tu proposais jeudi. D'autres qui pourraient ? 1 de nous possible si c'est le soir.

Comme Caro, je pense que l'idée c'est plutôt de faire simple pour une première. Mais la buvette (sans alcool et avec des gâteaux !) me parait obligatoire pour notre survie à tous !!
mais bon on discutera de tout ça alors en direct ! En plus si je ne les reperds pas entre temps j'ai enfin retrouvé mes notes de la rencontre avec la médiathèque !

Moi perso je suis dispo jeudi, mais ça m'arrangerais mieux l'aprem, pascale est de garder
et idéalement faut que je le repas soit dans les strating block quand elle rentre au cas
ou elle soit rappelée.

Et pour le bar, pourquoi sans alcool, ah mais c'est vrai la bière c'est pas de l'alcool^^

absent jeudi

dispo début de semaine prochaine

faut décider rapidement pour T Shirt et Com (affiche et slogan)
pour d'éventuels TShirt je peux me renseigner à la rentrée (DImo JJS connaît)
pour la diffusion, je me fais pas trop de soucis

Les absents (Will et Prof), n'hésitez pas à proposer d'autres dates.
Moi ça me va qu'on fasse ça à un autre moment, mais je sais pas quelles sont vos disponibilités ^^